Abschaffung von Papier- oder PDF-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber

Sehr geehrte Damen und Herren,
liebe Büroring Mitglieder,

die Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen zieht zunehmend in den unternehmerischen Alltag ein. Ein zentrales Thema bildet hierbei die E-Rechnung. Ab dem 27. November 2020 sind alle Lieferanten des Bundes verpflichtet, die Rechnungsstellung im Rahmen öffentlicher Aufträge in elektronischer Form und nach bestimmten Formatvorgaben (XRechnung) vorzunehmen. Ansonsten werden diese Rechnungen abgelehnt. Das bedeutet konkret: Nach dem 27. November dürfen Sie keine Papierrechnungen und auch keine derzeit noch üblichen PDF-Rechnungen mehr an öffentliche Auftraggeber des Bundes senden. Das gilt für alle Rechnungen an öffentliche Auftraggeber ab einer Höhe von 1.000 Euro. Ausgenommen von dieser Verpflichtung sind vor allem Direktaufträge mit einem Auftragswert von bis zu max. 1.000 Euro. Doch es lohnt sich auch unabhängig von der gesetzlichen Verpflichtung, die Möglichkeiten und Vorteile der E-Rechnung für das eigene Unternehmen zu betrachten.

Nutzen der elektronischen Rechnung

Durch die E-Rechnung können sowohl auf Seiten der Rechnungssteller als auch auf Seiten der Rechnungsempfänger Vorteile gegenüber der papierbasierten Rechnungsstellung und Verarbeitung erzielt werden. Vorteile für Rechnungssteller Vorteile für Rechnungsempfänger

• Vereinfachte Rechnungsstellung
• Optimierung der Rechnungsverarbeitung
• Verkürzte Durchlaufzeiten
• Steigerung der Datenqualität
• Einsparpotenziale im Rechnungsversand
• Einsparpotenziale in der Rechnungsverarbeitung
• Ermöglichung von dezentraler Rechnungsbearbeitung

Der elektronische Datensatz ermöglicht ein automatisiertes Einlesen der Rechnungsdaten in das verwendete HKR(Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen des Bundes)-Verfahren, wodurch ein manuelles Abtippen oder ein Auslesen einer Rechnung mittels Texterkennungs-Software entfällt.

Umsetzung in der Bundesverwaltung

Eine E-Rechnung im Sinne der EU-Richtlinie EN-16931 ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, welches eine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Folglich muss eine E-Rechnung alle relevanten Daten in einem strukturierten Format bereitstellen.

Neuer Standard: XRechnung

Als reines Datenformat konzipiert, ermöglicht XRechnung, dass Rechnungsdaten direkt und ohne Medienbruch in die verarbeitenden Systeme importiert werden können. Der strukturierte XML-Datensatz dient somit in erster Linie der maschinellen Lesbarkeit. Durch den Einsatz von Anzeigeprogrammen kann der XML-Datensatz für den Menschen lesbar dargestellt werden.

Inhalte einer elektronischen Rechnung

Eine E-Rechnung hat gemäß § 5 E-Rechnungs-Verordnung des Bundes neben den umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen (vgl. hierzu § 14 UStG) mindestens folgende Angaben zu enthalten:

• die Leitweg-Identifikationsnummer (Leitweg-ID) des Rechnungsempfängers
• die geltenden Zahlungsbedingungen (alternativ ein Fälligkeitsdatum)
• die Bankverbindungsdaten des Rechnungsstellers
• eine De-Mail-Adresse oder eine E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers

Zusätzlich muss eine E-Rechnung folgende Angaben enthalten, wenn diese dem Rechnungssteller bei Beauftragung durch den Auftraggeber übermittelt wurden:

• eine Bestellnummer
• eine Lieferantennummer

Für jede dieser zusätzlichen Angaben ist ein bestimmtes Datenfeld vorgesehen. Auftraggeber und Auftragnehmer können weitere Rechnungsinhalte vertraglich festlegen.

Übertragungswege für elektronische Rechnungen

Zum Einreichen von elektronischen Rechnungen stehen Ihnen folgende Übertragungskanäle zur Verfügung:

• Weberfassung • E-Mail
• Upload • Peppol
• DE-Mail (demnächst)

Die Entscheidung für einen der Übertragungskanäle liegt bei Ihnen. In Abhängigkeit Ihrer technischen Rahmenbedingungen können Sie sich den gewünschten Übertragungskanal bei der Verwaltung Ihrer Nutzerdaten auf der ZRE freischalten.

Weiterführende Informationen

Interessante Informationen und beachtenswerte Vorgaben rund um die E-Rechnung und den neuen Standard XRechnung finden Sie z. B. unter:

• https://www.e-rechnung-bund.de
• https://www.e-rechnung-bund.de/wp-content/uploads/2020/10/04-Broschuere_Rechnungssteller_v1.4.pdf
• https://www.e-rechnung-bund.de/wp-content/uploads/2020/10/07-Lieferanteninformation-kurz-v1.6.pdf
• https://www.verband-e-rechnung.org/xrechnung/
• https://www.bmi.bund.de/DE/themen/moderne-verwaltung/verwaltungsmodernisierung/einfuehrunge-rechnung/einfuehrung-e-rechnung-node.html#Start

Für Rückfragen zu diesem oder anderen Themen sprechen Sie uns jederzeit gerne an. Wir stehen Ihnen gern mit Rat und Tat zur Seite.

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Jörg Schaefers                  Axel Hennemann