Firmenwagen – das Fahrtenbuch richtig führen!

Sehr geehrte Damen und Herren,
liebe Büroring Mitglieder,

vor wenigen Tagen wurde im Hause Büroring eine Lohnsteuerprüfung durchgeführt. Hierbei wurde ein besonderes Augenmerk auf das Führen von Fahrtenbüchern gelegt. Da dieses Thema bei den Finanzämtern derzeit anscheinend besonders im Fokus steht, möchten wir Ihnen nachfolgend einige wichtige Informationen und Tipps mit auf den Weg geben.

Manchmal zahlt es sich nämlich aus, den Firmenwagen mittels Fahrtenbuch zu versteuern statt die weit verbreitete Pauschalbesteuerung zu wählen. Wer einen Firmenwagen fährt, muss diesen in jedem Fall steuerlich geltend machen. Die meisten Autofahrer entscheiden sich dabei für die Einprozent-Regelung. Die Alternative ist das Führen eines Fahrtenbuchs. Damit werden anstelle der pauschalen Versteuerung die tatsächlichen Autokosten ermittelt. Das kann sich vor allem dann lohnen, wenn das Auto einen hohen Listenpreis hat.

Das Führen eines Fahrtenbuchs ist jedoch mit Aufwand verbunden. Hier sollen elektronische Fahrtenbücher Abhilfe schaffen. Deutlicher Nachteil bei dieser Variante: elektronische Fahrtenbücher oder gar Excellisten werden vom Finanzamt oft nicht anerkannt werden. Auf Nummer sicher gehen Sie mit einem handschriftlich geführten Fahrtenbuch. Falls Sie sich für diese etwas aufwendigere, aber dafür sicherere Methode entscheiden, sind hierbei unbedingt folgende Punkte einzuhalten:

Was muss ins Fahrtenbuch eingetragen werden?
• Einige Angaben müssen nur einmal gemacht werden, dazu zählen das Kfz-Kennzeichen und der Kilometerstand zu Jahresbeginn und Jahresende

• Die jeweiligen Fahrten werden einzeln festgehalten. Wichtig ist, dass jede Fahrt lückenlos erfasst wird.

• Wird der Wagen von mehreren Personen genutzt, ist vor der Fahrt der jeweilige Fahrer einzutragen.

• Je nach Anlass sind dabei unterschiedliche Angaben erforderlich, wobei immer der Zweck der Fahrt im Vordergrund steht.

Generell wird im Fahrtenbuch zwischen fünf Arten von Fahrten unterschieden:
• Dienstliche Fahrten: Fahrten, die in Zusammenhang mit der Arbeit stehen, müssen sehr präzise festgehalten werden. Benötigt werden Angaben zum Zeitpunkt, der Kilometerstand vor und nach der Fahrt, Start- und Zielort, bei Umwegen die exakt gefahrene Route sowie der Grund der Fahrt (ggf. mit Namen des besuchten Geschäftspartners).

• Arbeitsweg: Hier werden Zeitpunkt sowie Kilometerstand vor und nach der Fahrt dokumentiert.

• Private Fahrten: Zeitpunkt und Kilometerstand.

• Fahrten in Zusammenhang mit anderen Einkünften (z.B. Nebenjob): Zeitpunkt und Kilometerstand.

• Fahrten bei doppelter Haushaltsführung: Zeitpunkt und Kilometerstand.

Das Führen eines Fahrtenbuchs verlangt Disziplin!
Am besten füllt man es grundsätzlich direkt nach der Fahrt aus.

Welche Voraussetzungen muss das Fahrtenbuch erfüllen?

Um vom Finanzamt anerkannt zu werden, gibt es einige Voraussetzungen, die das handgeschriebene Fahrtenbuch erfüllen muss:

• Das Fahrtenbuch muss ein gebundenes Buch oder Heft sein

• Alle Einträge müssen vollständig und leserlich sein

• Nachträge oder einzelne Notizen sind nicht erlaubt

Sollten Sie Fragen zu diesen oder anderen Themen haben, scheuen Sie sich nicht, uns anzusprechen. Wir stehen Ihnen gerne jederzeit mit Rat und Tat zur Seite.

Büroring eG – das Netzwerk der Zukunft!
Barbara Beckschäfer